A produtividade é um tema central de qualquer empresa e um aspeto crítico para o seu sucesso. Infelizmente, em Portugal ainda estamos longe dos níveis ideais e daí advêm alguns dos nossos problemas. A tecnologia desempenha um papel fundamental para inverter esta situação ao permitir automatizar tarefas, obter um melhor controlo sobre a atividade e otimizar a gestão de processos com impacto direto na competitividade. Por vezes é a falta de conhecimento que leva as empresas a não aproveitarem ao máximo o poder da tecnologia para se tornarem mais eficientes. Por isso, e porque devemos sempre focar-nos na solução e não no problema, partilhamos algumas ferramentas de produtividade gratuitas e úteis para si e para a sua empresa.
A restrição orçamental deixa assim de ser um obstáculo para começar e nada como experimentar para ver a diferença. Depois, caso seja necessário, é ir evoluindo para versões e produtos mais completos.
Antes de começarmos, chamamos ainda a atenção para a questão da mobilidade. Cada vez é mais importante conseguirmos desempenhar tão bem as nossas funções no escritório ou fora dele. Para tal, a tecnologia tem de estar preparada e não restringir o acesso ao desktop.
Selecionámos 8 das mais interessantes e úteis ferramentas de produtividade gratuitas para fazer download e melhorar a sua rotina de trabalho e a da sua equipa:
1) CamCard – digitalização, gestão, sincronização e troca de cartões de visita
Utilizado por 100 milhões de pessoas em todo o mundo, o CamCard é a aplicação líder na área de cartões de visita que lhe permite deixar de acumular papel e não perder oportunidades de negócio por já não saber onde colocou aquele cartão tão importante. Com o Camcard, é possível digitalizar os cartões no próprio telemóvel e preencher novos campos para melhorar a pesquisa, tornando a gestão centralizada e o networking atualizado e acessível em qualquer altura e lugar. Mais informação em https://www.camcard.com
2) Dropbox – armazenamento gratuito e seguro de ficheiros
O Dropbox é um serviço de armazenamento e partilha de ficheiros na cloud (fotos, vídeos, apresentações, textos, etc.), que permite o acesso a partir de qualquer equipamento com o software instalado (desktop, tablet ou smartphone). Um ponto forte é que, apesar de ser online, é possível usar os arquivos off-line, e a conta gratuita oferece 2 GB de espaço. Mais informação em https://www.dropbox.com
3) Evernote – organização, partilha e arquivo de informação
Porque a inspiração pode surgir em qualquer local, o Evernote permite capturar, gerir e partilhar ideias, anotações, fotos, áudio, vídeo (e muito mais) através de qualquer dispositivo. Nunca mais se preocupe em tentar relembrar o local onde guardou algo, pois o que guardou está no Evernote e o Evernote está consigo em todo o lado. Mais informação em https://evernote.com
4) PRIMAVERA Express – faturação online
O PRIMAVERA Express é um software intuitivo que permite a microempresas, startups e empresários em nome individual faturar em qualquer altura e local, sem necessidade de instalação e sem custos. Alojado na cloud, o PRIMAVERA Express representa um impulso para os pequenos negócios e com ele poderá:
- Criar faturas, recibos, guias de transporte, notas de crédito ou outros documentos comerciais
- Agilizar a gestão de stocks, artigos e devoluções
- Recorrer a múltiplos modos de pagamento, desde numerário, cheques, cartão de crédito, multibanco
- Gerir as contas correntes de clientes
- Cumprir os requisitos de comunicação de Documentos de Transporte e o envio do Ficheiro SAFT
- Aceder a dados estatísticos de cada cliente ou artigo e a mapas de apoio à decisão
- Personalizar os documentos de vendas com o logótipo da empresa
- Responder à exigência de certificação de Software da Autoridade Tributária
Saiba mais sobre este software do nosso parceiro PRIMAVERA em http://pt.primaverabss.com/pt/catalogo/software-faturacao/express-faturacao/express
5) Skype – mensagens instantâneas, chamadas de voz e vídeo
Se precisar comunicar com clientes, colaboradores ou parceiros a partir de e para qualquer parte do mundo, o Skype é uma excelente opção. Poderá fazê-lo por mensagem escrita, chamada de voz ou vídeo, em grupo, ou 1-para-1, partilhar o ecrã e enviar ficheiros. Tudo de forma muito simples e imediata, seja qual for o equipamento. Mais informação em https://www.skype.com
6) Trello – gestão de projetos
Os quadros, listas e cartões do Trello permitem organizar e priorizar os seus projetos de forma fácil e flexível. O Trello tem sido utilizado por empresas de todos os setores e dimensões, funcionando como um mapa visual de tarefas, fluxos e processos – simplificando a colaboração das equipas em qualquer projeto. A aplicação, que pode ser acedida tanto no desktop como no smartphone (Android, iOS e Windows Phone), permite organizar várias listas (que podem significar o status de uma tarefa, por exemplo), em cada uma delas acrescentar cartões (normalmente um por tarefa) e, conforme há avanços, a tarefa é mudada de coluna até que esteja concluída. Mais informação em https://trello.com
7) WeTransfer – envio de arquivos de grandes dimensões
Empresas que precisam enviar arquivos pesados, como vídeos, pdfs ou apresentações, podem contar com o WeTransfer, que transfere até 2 GB gratuitamente e de forma ilimitada. Basta inserir o e-mail dos destinatários, fazer upload do arquivo e enviar. Mais informação em https://www.wetransfer.com
8) Zopim – chat em tempo real
O Zopim é uma ferramenta de chat para websites e representa a maneira mais rápida e pessoal de interagir com os seus clientes. Especialmente útil para empresas que pretendam facilitar e acelerar o acesso às equipas de atendimento, suporte ou vendas, o Zopim está disponível sob a forma de plugin para as plataforma WordPress, Shopify, Magento, Joomla e OsCommerce. Mais informação em https://pt.zopim.com
E chegámos ao fim! Esperamos que estas ferramentas de produtividade gratuitas sejam de facto úteis para si e para a sua empresa. Experimente e comprove! Se necessitar de apoio ou esclarecimentos, entre em contacto e conte também connosco como PRIMAVERA Premium Partner para qualquer questão relacionada com o seu software.
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