6 boas práticas para otimizar o processo de compras

Sabia que os custos de aquisição de bens necessários à produção e ao funcionamento de uma empresa representam em média mais de 50% do total das suas receitas? Para rentabilizar e assegurar a sustentabilidade do negócio, é fundamental garantir uma gestão eficiente e rigorosa do processo de compras pois a diferença entre comprar bem e mal faz toda a diferença no resultado final.

Em primeiro lugar, há que interiorizar que as compras deixaram de ser uma mera função operativa que apenas visa suprir necessidades e servir outros departamentos, e passaram a ser uma função estratégica com impacto direto no negócio. Para otimizá-la, é preciso adotar uma atitude proativa e ter consciência de que a as decisões influenciam, positiva ou negativamente, todas as áreas da empresa.

A padronização e automatização de processos, com fluxos e responsabilidades bem definidos, dão uma preciosa ajuda para responder cabalmente a uma série de perguntas críticas. O que é preciso comprar? Quais os fornecedores de confiança que garantem a melhor relação qualidade-preço-prazo de acordo com os requisitos e normas internas? Como estão os stocks, existem na quantidade adequada e quando é necessário processar novas encomendas? Os destinatários das compras estão satisfeitos? Os bens comprados desempenham bem o seu propósito? Os utilizadores tiram partido na sua plenitude? Se forem matérias-primas, garantem o nível de excelência preconizado para o produto final?

A gestão de compras é uma atividade que deve promover o aumento da eficiência, a organização e redução do ciclo e dos custos de aquisição, a qualidade dos produtos e serviços prestados, a rentabilidade e a vantagem competitiva das empresas.

 

É sempre possível fazer melhor

Para que o responsável pelas compras coordene e monitorize bem o seu fluxo contínuo e corresponda às necessidades existentes e futuras, é necessário conhecer plenamente a empresa, a sua oferta e o seu mercado. Comprar bem implica garantir os timings, comparar e negociar preços, analisar a previsão de vendas, assegurar a qualidade, comprar nas quantidades certas face à procura expectável e conseguir boas condições de pagamento.

 

O processo de compras pode assim ser mais eficiente e contribuir de forma clara para a rentabilização do negócio através:

1. Da melhor identificação das necessidades da empresa – a análise e a identificação em tempo útil das necessidades de compra devem ser uma prática corrente nas empresas que pretendem melhorar a gestão de compras. Neste ponto, torna-se imprescindível conhecer exatamente a gama de produtos, o prazo e a quantidade necessária para garantir os stocks ideais.

2. Da escolha criteriosa dos fornecedores – no processo de escolha dos fornecedores, é preciso ser rigoroso, dando especial atenção não só aos preços, mas também à qualidade dos produtos e ao cumprimento dos prazos de entrega. Uma cadeia de abastecimento forte é meio caminho andado para que a gestão seja mais fácil e eficiente. Os bons relacionamentos, em que impera a confiança e a disponibilidade, são cruciais para a realização de boas compras.

3. De uma correta avaliação de propostas – depois de solicitadas e recebidas as propostas dos fornecedores, estas deverão ser centralizadas e apresentadas num mapa comparativo, no qual constem todas as variáveis da consulta e se cruzem as ofertas dos vários fornecedores, para encontrar a melhor solução face ao que ficou definido como requisitos.

4. Da rentabilização das compras – analisar quais os bens que permitem rentabilizar a compra se por exemplo forem adquiridos numa grande encomenda, se a adjudicação for antecipada, se existir um prazo de pagamento mais rápido ou se forem agregados num único fornecedor, beneficiando de descontos e promoções adicionais.

5. Da melhor formação dos colaboradores – o domínio de competências como práticas de gestão, técnicas de negociação, análise de dados, relação interpessoal, entre outros, é muito importante para quem trabalha com compras. Ao terem as qualificações necessárias e serem continuamente valorizados e qualificados, os colaboradores são mais eficientes nas suas funções com ganhos para todos.

6. Da utilização de tecnologia – todos os passos associados à gestão de compras podem ser otimizados e automatizados através da utilização de plataformas tecnológicas. Organizar e centralizar as informações de fornecedores, produtos, stocks, aprovações, gastos, necessidades, cotações e encomendas tornam o trabalho mais eficaz, rápido e simples. Com as tarefas manuais reduzidas ao mínimo e o controlo rigoroso assegurado pelas ferramentas de e-procurement (devidamente integradas com o ERP existente), os colaboradores podem focar-se em ações de efetivo valor acrescentado como o planeamento, a implementação e a monitorização da estratégia de compras: analisar a cada momento os indicadores de negócio, procurar os melhores fornecedores para cada situação, negociar as propostas da melhor forma e conseguir o rácio certo de stocks. Uma solução de e-procurement permite aceder facilmente aos insights que realmente interessam e tomar decisões fundamentadas e atempadas, em qualquer altura e em qualquer lugar.

 

Reunidas numa mesma fórmula, estas seis boas práticas permitirão às empresas melhorarem significativamente os seus processos de compras, garantindo que se afirmam no mercado com diferenças competitivas ao nível da agilidade, eficiência, rigor e racionalização dos custos.

Um parceiro tecnológico poderá ser um importante trunfo para ajudar quer na otimização dos processos quer na sua automatização e integração. Nesta área, a INOVFLOW desenvolveu internamente uma ferramenta específica para gerir centralmente todo o processo e subprocessos de compras – o i9procurement (com base na plataforma de desenvolvimento ágil da PRIMAVERA, a OMNIA Platform) – que permite obter reports numa lógica de operação e de forma totalmente integrada com o ERP, a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet. Esta ferramenta é o resultado da experiência e competências ganhas ao longo dos anos e já está a ser usada com sucesso em várias empresas. Se também quiser melhorar o processo de compras e começar a transformar custos em lucros, fale connosco!

 

Pedro Barroso
Administrative and Financial Manager
INOVFLOW

 

 

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