9 formas de aumentar os níveis de produtividade na empresa com o Office 365

Começamos este artigo com o famoso ditado: “Tempo é dinheiro”. Todos nós queremos fazer mais, com menos. No mundo profissional, quem nunca desejou que um dia tivesse 48 horas? Infelizmente, não temos o privilégio de controlar o relógio. No entanto, podemos otimizar as nossas tarefas de modo a obter o máximo de produtividade ao final de um dia de trabalho e controlar o tempo que temos.

Um dos princípios que regem as empresas tem sido mesmo esse: fazer mais com menos. Cada vez mais as empresas procuram soluções e ferramentas que otimizem ao máximo o tempo dos colaboradores, sem deteriorar a qualidade e envolvimento destes para com os seus projetos. Todas as empresas se devem preocupar com a questão da produtividade, mas nem sempre se apercebem onde podem estar a perder a oportunidade de se tornarem mais produtivos e eficientes.

 

Destacamos três dicas que o vão ajudar a melhorar a sua produtividade:

1 –  Planeie com antecedência

A primeira coisa a fazer ao iniciar um dia de trabalho deverá ser organizar a sua agenda para o presente dia. Se possível, planeie a sua semana e distribua as tarefas de forma organizada, de modo a definir prioridades. Se bem organizado, servirá como um guia para o seu dia-a-dia. Pode utilizar o Microsoft Teams para criar um documento de anotação de tarefas estilo to-do list que poderá consultar e alterar em qualquer lugar, à medida que vai completando as atividades. Não sabe do que falamos? Continue a ler o artigo para descobrir.

2 – Defina objetivos

É importante que tenha a certeza de que o seu tempo está a ser alocado com um óbvio propósito. Se durante um projeto sente dúvidas sobre a diferença que este irá fazer, converse com a sua equipa e defina com clareza quais as metas, certificando-se de que todos os envolvidos estão alinhados. Com objetivos bem definidos, torna-se mais fácil cobrar resultados claros.  O chat do Microsoft Teams ou o Skype for Business (Skype da Empresa) pode ser um começo para lançar a ideia entre todos.

3 – Encontre soluções de otimização de trabalho

Quais são as principais dificuldades e desafios que a sua empresa enfrenta? Reúna-se com todos os colaboradores e considere a hipótese de apostar em ferramentas que otimizem o trabalho da equipa e lhe economizem tempo.

Várias empresas enfrentam diariamente problemas relacionados com arquivos duplicados, demasiados papéis, problemas em compartilhar documentos, dificuldade em alterar documentos de forma colaborativa, e-mails em vão e atrasos para reuniões. Estes processos ineficientes ou demorados e a falta de comunicação conduzem ao incumprimento de prazos e consequentemente tornam-se grandes exemplos de cenários em perda de produtividade. É aqui que o Office 365 desempenha um papel chave, fornecendo ferramentas que auxiliam o aumento da produtividade no mundo corporativo. Se sente que a sua empresa se encontra na mesma situação, vai ficar surpreendido em como este artigo poderá ajudá-lo a perceber o que pode melhorar. O Office 365 é muito mais do que as tradicionais aplicações Word, Excel e PowerPoint. Estamos a falar de serviços preparados para estarem integrados entre si e com a cloud, com o objetivo de aumentar a produtividade de todos os utilizadores que se encontram ligados a estes serviços. Mais à frente falaremos um pouco mais sobre estes serviços. A necessidade de em tempo real, em qualquer momento e a partir de qualquer lugar proceder de forma colaborativa, é cada vez mais urgente.

 

9 formas de o Office 365 melhorar a produtividade da sua empresa

1 – Disponibilidade

Com o Office 365, acabam-se os problemas sobre ter que transportar o computador da empresa para onde quer que vá, permitindo que possa criar um documento neste e acabá-lo no tablet ou smartphone, por exemplo. Permite operacionalidade independentemente do local ou da hora a que os sistemas são acedidos, graças à cloud. A sincronização das aplicações com os vários dispositivos é automática e em tempo real, bem como os backups. Não terá de se preocupar com as atualizações, pois estão incluídas na subscrição, tendo sempre acesso à mais recente versão de todas as aplicações.

No OneDrive pode armazenar os seus dados pessoais de forma segura e sempre disponível a partir de qualquer meio. Guarda os seus ficheiros no OneDrive e acede aos mesmos através de qualquer dispositivo, podendo compartilhar esses ficheiros com qualquer pessoa. A Microsoft oferece-lhe 1TB de espaço para armazenamento de arquivos.

 

2 – Flexibilidade

Ao contrário de muitos softwares, o Office 365 acaba com os períodos de espera por licenças para novos colaboradores ou máquinas. A empresa não precisa de parar, pois a flexibilidade de instalação e utilização das soluções Microsoft encarregam-se de nos tranquilizar nesta questão. A adaptação das ferramentas à medida de cada colaborador é uma característica que permite corresponder às necessidades de vários tipos de organizações, de acordo com a sua dimensão e mercado. No ajuste das soluções do Office 365 à medida de cada empresa, evita-se a perda de tempo e o trabalho em vão, o que cria menos stress e acaba por proporcionar maior equilíbrio entre a vida profissional e privada.

 

3 – Utilização simplificada

A familiaridade das ferramentas incluídas no Office 365 facilitam ao máximo a sua utilização, tratando-se de soluções user friendly com design responsivo, permitindo um acesso simplificado a qualquer colaborador. No entanto e para qualquer dúvida ou problema que possa surgir, a Microsoft disponibiliza um serviço de suporte 24 horas por dia, 365 dias por ano, reforçando mais uma vez a ideia de que em tudo contribuirá para um bom funcionamento das ferramentas e evitar perdas de tempo. Para as empresas que ainda funcionam com um Office mais antigo, vale reforçar que o Office 2007 atingiu o fim do suporte, o que significa que não existem novas atualizações de segurança ou qualquer tipo de suporte grátis ou pago, sendo altamente recomendado o upgrade para o Office 365 para evitar riscos de segurança.

 

4 – Comunicação e colaboração

A produtividade e agilidade das tarefas numa empresa, independentemente do grau de complexidade das mesmas, resulta de haver enfoque na boa comunicação e na colaboração eficiente. Alinhando este propósito com as ferramentas certas, teremos o segredo para a produtividade. Neste sentido, o Office 365 vem facilitar a comunicação ao máximo, trocando os e-mails desnecessários e os arquivos perdidos nas pastas do desktop, por rápidas mensagens no Skype for Business ou no Microsoft Teams com informações claras sobre o que pretende. Por exemplo, no SharePoint, um colaborador pode entrar num documento e visualizar uma alteração, sem por isso precisar de perguntar à equipa qual foi o membro que o modificou e podendo visualizar o nome do membro da equipa que acedeu, inclusive data e hora. É claro que os e-mails jamais serão completamente substituídos e nesse aspeto, o Outlook para empresas encarrega-se de tornar essa experiência mais fácil e eficaz, indo além das tarefas básicas de e-mail e fornecendo uma vista simples e unificada do e-mail, calendário, contactos e ficheiros, esteja onde estiver com o Outlook – no seu iPad, iPhone, tablet e telemóvel Android. Através do Yammer, as empresas podem beneficiar de uma rede social corporativa onde só os colaboradores das mesmas fazem parte. No fundo, o Yammer é o Facebook das empresas e permite uma comunicação mais dinâmica entre os colaboradores, contribuindo para a redução do fluxo de e-mails e telefonemas. Para além disto, permite que os colaboradores interajam, incentivando o sentimento de pertença e a partilha de ideias que contribui para ter uma equipa motivada, envolvida e colaborativa.

 

5 – Conformidade com o RGPD

O Office 365 está preparado com ferramentas focadas na segurança de informação e proteção de dados, em alinhamento com o Regulamento Geral de Proteção de Dados. Desta forma, a solução pode ajudá-lo a reduzir riscos, garantindo a conformidade com o RGPD. Com o Gestor de Conformidade da Microsoft, pode efetuar avaliações de riscos contínuas e simplificar o seu processo de conformidade ao utilizar os serviços em cloud. A solução permite-lhe controlar grandes quantidades de dados eletrónicos complexos que a sua empresa possa enfrentar permitindo a gestão do seu acesso, migração (incluindo dados não pertencentes ao Office 365) e ainda supervisionar as comunicações dos funcionários no cumprimento de regulamentos. Encontre e analise rapidamente os dados de que precisa, monitorize-os e investigue-os com o objetivo de aumentar a transparência. Existem muitas soluções integradas no Office 365 que podem ajudá-lo na identificação e gestão do acesso a dados pessoais. Use estas ferramentas para proteger a sua empresa.

 

6 – Skype for Business

Importante destaque para o Skype for Business, onde pode comunicar com clientes e fornecedores instantaneamente, fomentando a relação e contribuindo para a redução dos custos de chamadas e deslocações que não só carecem de despesa como de tempo. Muitas empresas que usam o Skype for Business têm vantagens a nível interno e é distintamente relevante nas empresas que funcionam em open spaces, permitindo que os colaboradores comuniquem entre si sem perturbar o trabalho dos restantes. A ferramenta também permite criar videoconferências substituindo as deslocações para reuniões, por chamadas de vídeo que produzem o mesmo efeito. Muitas vezes é mais fácil o envio de uma mensagem instantânea do que fazer um telefonema, tendo em conta as voltas que o telefonema dá até chegar à pessoa com a qual se pretende comunicar. Se precisar de se ausentar por uns minutos da empresa e alguém estiver dependente de alguma informação sua, pode sempre manter a disponibilidade ativa no Skype for Business no seu smartphone, conectando-se com qualquer membro da equipa instantaneamente.

 

7 – Sem preocupações de segurança

O mais importante é que a Microsoft lhe garante que pode fazer tudo isto de forma segura, libertando-lhe dessa preocupação. A Microsoft armazena os dados na cloud e padece de uma solução de defesa que inclui camadas de segurança física e lógica, o que tranquiliza as empresas no que toca à segurança e proteção de dados. O fornecimento de controlos para gestão de utilizadores e administradores às empresas reforça a proteção do ambiente de trabalho contra vírus, malware ou outras ameaças. Com a proteção e segurança dos dados ativa, deixe as preocupações para as tarefas que realmente pedem e precisam da nossa atenção.

 

8 – Simplificação da administração

Através do painel central, é possível adicionar utilizadores, gerir acessos, redefinir senhas, mudar os papéis dos utilizadores, gerir grupos e definições de segurança. A integração é feita com a rede local da organização de forma simples e segura, e o processo de gestão de utilizadores simplifica tudo o que se segue.

 

9 – Mobilidade

Todos estes benefícios podem ser acedidos através de qualquer dispositivo, garantido a mesma experiência, seja em Mac, PC, smartphone ou tablet. Significa que onde quer que esteja pode imediatamente tratar de um assunto pendente sem ter que aceder ao computador da empresa. Basta para isso descarregar as apps para os respetivos dispositivos e aceder através do e-mail da empresa, tendo os mesmos benefícios a partir de qualquer lugar e a qualquer hora, modificando documentos em tempo real.

 

No caminho para o sucesso com o Office 365

O Office 365 constitui assim uma oportunidade para as empresas darem um passo à frente na inovação e passarem a ser mais produtivas. A integração de todos os serviços está a mudar a forma como as empresas lidam com os seus sistemas e a promover a flexibilidade e mobilidade dos seus colaboradores. Este ecossistema criado pela Microsoft veio permitir às empresas restabelecerem a maneira como se conectavam e sustentando uma maior produtividade resultante dos benefícios que nos traz. Um ecossistema que já existia, mas que por ser reinventado na cloud permite que as empresas continuem a inovar ao ritmo da ascensão digital, destacando-se no mercado competitivo em direção ao sucesso.

Está interessado em aumentar os níveis de produtividade da sua empresa? Enquanto parceiro Microsoft, a  INOVFLOW apoia-o na avaliação do plano Office 365 que melhor de adapta à sua empresa.

 

 

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Marcio Almeida Business Developer InovflowMárcio Almeida
Business Developer
INOVFLOW

 

 

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