Faturação eletrónica em 2019: o que vai mudar

Numa altura em que os mais variados processos dentro das organizações estão a ser digitalizados, emitir, enviar e armazenar faturas em papel deixou de fazer sentido. A utilização de faturas eletrónicas permite-lhe automatizar e otimizar os processos de faturação, aumentar a produtividade da sua empresa e dispensar os colaboradores para tarefas que acrescentem valor. Além disso, os processos eletrónicos e automatizados de faturação resultam em poupanças de entre 60% a 80%, quando comparados com os processos de faturação convencional, segundo a consultora Billentis.

 

Se a sua empresa ainda não implementou um sistema de faturação eletrónica, saiba que tem menos de um mês para o fazer. A partir do dia 1 de janeiro de 2019, todas as empresas que forneçam produtos ou serviços às entidades públicas portuguesas terão obrigatoriamente que ter um sistema de faturação eletrónica totalmente operacional e em conformidade com a Diretiva Europeia 2014/55/EU.

 

Esta nova obrigatoriedade surge no âmbito da Norma Europeia sobre faturação eletrónica (Diretiva Europeia 2014/55/EU) que foi aplicada à legislação nacional, através do artigo 299.º-B do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, que veio regulamentar e uniformizar a utilização da faturação eletrónica no âmbito dos contratos com a Administração Pública. Esta medida vem implementar uma norma europeia comum a todos os Estados-Membros em matéria de Intercâmbio Eletrónico de Dados, eliminando as barreiras às trocas comerciais que têm surgido devido à existência de vários requisitos legais e normas técnicas distintas entre os diferentes Estados, no que respeita à faturação eletrónica.

 

O que é a fatura eletrónica?

De acordo com a UE, a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.  Esta é a definição que consta na Diretiva 2014/55/EU, que determina que a obrigatoriedade de faturação eletrónica nos contratos públicos, já a partir do início do próximo ano.

Em termos da legislação europeia, não é suficiente enviar por e-mail a um cliente uma fatura em PDF para que esta seja considerada uma fatura eletrónica.  A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.

Uma apresentação visual da fatura (em imagem digital ou PDF, por exemplo) pode ser criada, com o objetivo de ser compreensível ao utilizador, mas é apenas um complemento à transmissão eletrónica dos dados de faturação.

 

Quais as vantagens da fatura eletrónica?

  • Aumento da produtividade e da eficiência administrativa:com a eliminação de tarefas manuais demoradas associadas ao processamento e envio das faturas.
  • Redução dos custos(com papel, tintas, tonners, material de impressão, envio pelo correio).
  • Agilização da relação com os clientes:através do envio eletrónico, remetente e destinatário têm garantida boa receção da fatura. Além disso, o processo de faturação torna-se mais rápido e eficaz, o que aumenta a probabilidade de receber os pagamentos a tempo e horas.
  • Maior rigor dos dados:a automatização do processo reduz a ocorrência de erros e elimina a possibilidade de extravio das faturas.
  • Poupança de espaço físico:com a fatura eletrónica deixa de haver necessidade do tradicional arquivo em papel, o que promove uma maior eficiência na organização da sua empresa. O arquivo digital é válido por um período de 10 anos, ou seja, o período legal exigido para o efeito.
  • Maior segurança e confidencialidade da informação:a fatura está protegida por mecanismos de segurança e privacidade que cumprem todos os requisitos legais, como por exemplo a assinatura eletrónica.
  • Acessibilidade da documentação:as soluções que recorrem à internet permitem não só emitir como receber e consultar faturas, onde e quando quiser, a partir de um dispositivo com ligação à web.
  • Responsabilidade ambiental:ao dispensar a impressão em papel, contribui para a diminuição do abate de árvores e para a redução das emissões de CO2, tornando-se uma empresa ambientalmente mais responsável.

 

A legislação só tem impacto nas entidades públicas?

Não. As regras aplicam-se à faturação no âmbito da contratação pública e, por isso, têm impacto também nos fornecedores privados. De reforçar que a norma europeia foi desenvolvida de forma a poder ser usada pela Administração Pública e por empresas privadas (Business-to-GovernmentGovernment-to-GovernmentBusiness-to-Business).

 

A minha organização está abrangida pelas novas regras?

A obrigação de fatura eletrónica aplica-se a todas as empresas que estejam abrangidas por contratos públicos, assim como as autoridades e entidades públicas (seja como emissoras ou recetoras da faturação, dado que os sistemas eletrónicos respetivos devem estar prontos a exportar ou importar este tipo de documentos).

A única exceção prevista, referida tanto pela Diretiva comunitária como pelo Decreto-Lei português, vai para a “execução de contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança”.

 

Agora que está a par das novas regras de faturação em contratos públicos, prepare a sua organização para as mudanças trazidas pela norma europeia, em diálogo com os seus clientes na Administração Pública e com o seu parceiro tecnológico.  A INOVFLOW disponibiliza-se para apoiar a sua empresa nesta fase de transição, assegurando a obrigatoriedade legal da forma mais simples possível. Como Business Partner da YET, a INOVFLOW conta com anos de experiência na implementação de um EDI (Intercâmbio Eletrónico de Dados) seguro e de um sistema de faturação eletrónica eficiente. Com as soluções do nosso parceiro YET, as transações eletrónicas são rápidas, simples e sem falhas, e o processamento de faturas deixa de ser um problema que lhe toma tempo.  Tudo para que, a partir de 1 de janeiro de 2019, a sua solução de faturação esteja apta a emitir e exportar faturas eletrónicas para o sistema do comprador, sem percalços.

 

Aproveite este momento para melhorar a relação com os seus clientes, fornecedores e libertar a carga administrativa. Concentre os seus recursos em tarefas que realmente criam valor.  Como PRIMAVERA Premium Partner, contamos com eTransactions para o ajudar nesta tarefa.

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