Longe vão os tempos dos registos de negócio baseados em papel e dos reportings financeiros pouco fiáveis. Guiados por imperativos legais e fiscais, os gestores foram evoluindo e mudando hábitos enraizados. Numa fase inicial, e antes do software ERP, começam por implementar o denominado software de faturação para conseguir ganhos em termos de automatização de processos, cumprimento das obrigações existentes e controlo dos recebimentos/pagamentos.
Mas com o crescimento, as PMEs rapidamente notam que há perguntas críticas que ficam por responder:
- Como criar e executar estratégias comerciais mais rentáveis?
- Como ter fluxos de aprovação de documentos que garantam o máximo rigor às operações?
- Como otimizar o serviço pós-venda, desde o planeamento e gestão das intervenções até ao reporting?
- Como agilizar todo o processo contabilístico e interação com as autoridades fiscais?
- Como gerir as disponibilidades e responsabilidades financeiras da empresa?
- Como obter um controlo profundo das compras?
- Como gerir as existências com rigor, sem roturas de stock ou desperdício?
- Como acelerar todo o ciclo de gestão dos contratos de compra, venda e pós-venda?
- Como saber exatamente onde estão a ser consumidos os recursos da empresa?
- Como automatizar a gestão administrativa do Capital Humano?
- Como simplificar a gestão contabilística, legal e fiscal do património e ativos da empresa?
Estas e outras questões esbarram nos limites do software de faturação e é aqui que está na hora de evoluir para um software ERP.
A gestão integrada impulsiona a produtividade, o controlo, o crescimento e a tomada de decisões acertadas
Tal como o próprio nome indicada, um software ERP (Enterprise Resource Planning) é uma completa plataforma integrada de gestão que permite planear e controlar todos os recursos de uma PME, sendo a faturação apenas uma ínfima parte de todo o processo. Ou seja, é a evolução natural para quem começa com um software de faturação ou a escolha acertada para quem pretende logo de início uma gestão global, centralizada, automatizada e otimizada do negócio.
E que ERP escolher? As opções existentes no mercado são muitas e nem sempre ficam claros os benefícios e a ajuda que cada uma delas pode oferecer à empresa e ao modelo de negócio definido. Por isso, quando chega o momento de investir nesta área de transformação digital, um parceiro tecnológico pode ser uma peça chave para, em conjunto com a empresa, definir qual o que melhor se adapta e prestar todo o apoio em termos de consultoria de processos, implementação/customização e suporte.
De facto, ao implementar um ERP, a gestão vai deparar-se com um novo mundo de dados, muitos deles até então desconhecidos, e as oportunidades de melhoria, controlo e otimização das operações são praticamente ilimitadas e com um valor incomparável. Quem passa de um software de faturação para um software ERP verifica uma diferença abismal em termos de capacidades, funcionalidades, experiência de utilização e qualidade da informação de suporte à decisão. Numa única ferramenta, todo o negócio fica nas palmas das mãos. Em tempo real, toda a organização fica sintonizada numa frequência de produtividade que permite à gestão articular-se com os vários departamentos num modelo colaborativo que põe em evidência todos os intervenientes não só a nível interno, mas também externo, como parceiros, fornecedores e clientes.
Vantagens do software ERP
Ao contrário de um software de faturação que está limitado ao que a sua designação refere (faturar!), as vantagens de um software ERP vão muito além disso e incluem a visão e controlo global do negócio, a integração de todos os processos da organização, a otimização dos recursos, a eliminação de processos manuais e propensos a erros humanos, a melhoria do fluxo da informação e o aumento da produtividade.
Investir num ERP significa, portanto, ganhos em todas as áreas e processos de uma PME, da aquisição de clientes ao serviço pós-venda e tudo o que está pelo meio e permite a sua execução: contactos e oportunidades, vendas, serviços técnicos, contabilidade, tesouraria, comércio externo, gestão de materiais, gestão de contratos, gestão de projetos, recursos humanos e ativos. O próprio ERP pode depois ser enriquecido com módulos especializados de acordo com o setor de atividade, nomeadamente em termos de logística, indústria ou retalho.
E o custo?
E, tal como acontece com o software de faturação, existe a opção do modelo on-premises (licenciamento perpétuo, alojamento na empresa) e modelo cloud (subscrição mensal, sem investimento em infraestrutura) e é igualmente possível investir à medida que o negócio cresce (começar por uma edição mais simples/económica e evoluir com o tempo).
Por isso, o custo não pode ser visto como entrave à adoção de um software ERP. Existem opções para todas as “bolsas” que podem depois ser enriquecidas no futuro. A não adoção de um software ERP é que pode ser vista como entrave ao crescimento do negócio. É impossível crescer o que não se controla, o que não se otimiza, o que não se conhece, o que não se tem rápido acesso. É impossível crescer quando se passa o tempo embrulhado em processos manuais, repetitivos e morosos. É impossível crescer quando não se consegue ter o foco no que é estratégico. Por isso, comece devagar, mas comece. Um ERP é uma ajuda preciosa e fundamental para dar o próximo salto.
O parceiro tecnológico como braço direito do negócio
Chegada a hora de evoluir do software de faturação para o software ERP, por onde começar? Ainda para mais, quando não existe departamento de TI interno ou está submerso noutras tarefas? Em primeiro lugar, e dado que os fabricantes não são implementadores, há que escolher um parceiro credível e de confiança para iniciar esta importante jornada consigo.
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