Empresas de todas as dimensões têm desafios comuns de gestão relacionados com a otimização de processos e o acesso a informação fidedigna e em tempo útil para a tomada de decisões fundamentadas e uma eficaz condução do negócio. A solução para responder a estes dois grandes desafios tem sido (e bem!) a adoção de um software de gestão, que integra todas as áreas críticas de uma organização – administrativa, comercial, financeira, recursos humanos e logística.
Porém, antes de escolher a tecnologia, é preciso definir claramente quais os requisitos que esse software de gestão precisa cumprir para atingir os resultados esperados e não frustrar expetativas. Neste artigo, aglomeramos 4 para ajudá-lo nesta tarefa:
Automatizar processos
Desde logo, um software de gestão tem obrigatoriamente de eliminar tarefas manuais e redundantes, consumidoras de tempo e de recursos, e propensas a erros. E isto a nível global, pois todas as áreas da empresa são interdependentes e partilham informação entre si. Ao diminuir a carga administrativa, extinguir retrabalho, padronizar processos e definir workflows automáticos, a sua equipa pode dedicar-se a atividades mais estratégicas. Ou seja, pode fazer muito mais com o mesmo. Entre os processos que o software de gestão deve automatizar, destacamos alguns:
• Faturação eletrónica – o serviço de EDI (Intercâmbio Eletrónico de Dados) associado ao software de gestão torna simples, rápido e sem falhas enviar, receber e arquivar qualquer documento com valor contabilístico. Tudo isto ao mesmo tempo que se garante total segurança e conformidade com a legislação em vigor. Além disso, como é bidirecional, assegura tanto a receção como o envio e suporta ficheiros de diversos formatos estruturados (xml, EDIFACT, plain text). O registo e arquivo manual e moroso dos documentos, ou até a sua perda, são assim totalmente ultrapassados.
• Mobilidade da equipa – soluções específicas do software de gestão para automatização de forças de vendas, serviços técnicos/manutenção, employee self-service, entre muitas outras, permitem o acesso à informação em qualquer altura, em qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo. Quem está fora do escritório continua a conseguir desempenhar as suas funções com a mesma eficiência, bastando ter acesso à Internet.
• Recursos humanos – o software de gestão permite agilizar e automatizar todas as tarefas administrativas associadas à função e centralizar a gestão em portais colaborativos. Acaba assim com os processos manuais e lentos, que consomem tempo e recursos, sem qualquer retorno.
• Financeiro e controlo de gestão – gestão financeira com funcionalidades avançadas como a contabilidade de custos, controlo orçamental e gestão de ativos fixos.
• Compras – gestão de todo o processo de compras e encomendas a fornecedores, incluindo o cálculo de necessidades de materiais, controlo orçamental, pedidos de compra e gestão de contratos.
• Vendas – gestão de cotações e encomendas e todo o processo de faturação, incluindo documentos de transporte.
• Gestão de Stocks – controlo rigoroso da movimentação de entradas e saídas, gestão multiarmazém, rastreabilidade e apoio ao inventário. O software de gestão permite-lhe saber que stock a empresa tem a cada momento e em cada local, bem como obter indicadores chave de performance (KPI) para apoio à tomada de decisão (quanto encomendar, quando encomendar, que quantidade de stock deve ser mantido para que cada artigo assegure o desejado nível de serviço para o cliente).
• Contas Correntes – gestão de contas correntes de clientes, fornecedores e outros devedores ou credores.
• Tesouraria – tratamento de entradas e saídas de caixa, talões de depósito, reconciliações bancárias, transferências entre contas, e liquidação/capitalização de aplicações financeiras.
• Informação de apoio à gestão – acesso a todo o tipo de dashboards e mapas de análise com os dados necessários à tomada de decisão.
• CRM (Customer Relationship Management) – gestão das atividades de venda e controlo sobre as oportunidades que surgem, passando a usufruir de um método de vendas proativo. O CRM permite o foco na relação com os potenciais clientes e não em operações administrativas, que passam a ser automatizadas. Os mecanismos disponibilizados simplificam a organização das atividades, otimizam a gestão de contactos, potenciam a concretização das oportunidades de venda, aceleram as cobranças, e solidificam a relação com os clientes. Passa também a obter em tempo real informações sobre o pipeline, estatísticas e relatórios de controlo, analisando de forma simples e intuitiva a performance da equipa comercial.
Centralizar, organizar e controlar o acesso à informação
Uma das principais fragilidades dos sistemas de informação das empresas é a falta de confiabilidade e integração, pois os dados estão dispersos, são inseridos e atualizados em várias ferramentas e por várias pessoas, e tornam-se discrepantes entre si. Ao centralizar, organizar a informação de toda a empresa e funcionar como um único ponto de entrada, o software de gestão tem de superar este problema.
Um ponto crítico em termos de segurança e confidencialidade, é o acesso controlado à informação: cada pessoa/departamento só pode aceder à informação que é relevante para a sua função e de acordo com o seu perfil. Assim e também para garantir o cumprimento da regulamentação existente (LOPD – Organic Law for the Protection of Personal Data), o software de gestão deve garantir:
• Controlo de Acesso – identificar e garantir, por cada utilizador, certos privilégios à informação, sistema ou recursos;
• Segurança – cópia dos dados que permite restaurar o sistema no caso de perda ou desastre;
• Identificação e Autenticação – todas as operações sobre dados devem identificar inequivocamente o utilizador responsável, o ficheiro acedido, quando é acedido, o tipo de acesso, etc.
Ser fácil de utilizar
O software de gestão não é para ser usado por utilizadores técnicos, mas sim por utilizadores de negócio. Como tal, tem de ser simples e intuitivo; de preferência com um ambiente de trabalho personalizável de acordo com o perfil e necessidades de cada área. Assim, é muito mais fácil ser produtivo e garantir que se retira o máximo proveito do investimento realizado.
Garantir mobilidade, custos sem surpresas, contínua atualização tecnológica e cumprimento das obrigações fiscais e legais (agora e sempre)
O acesso à informação em qualquer altura e lugar permite-lhe responder com agilidade à evolução do mercado e às situações que vão ocorrendo no dia-a-dia da empresa. Para tal, o software de gestão deve permitir ligar-se a partir de todos os equipamentos (incluindo dispositivos móveis) com um simples acesso à internet. De forma a controlar os custos, uma boa opção é estar alojado na cloud e ser adquirido através de subscrição. Isto dá-lhe a flexibilidade de poder escalar e evoluir à medida das suas necessidades e ao ritmo do crescimento da sua empresa. Por outro lado, já inclui suporte e atualizações automáticas, não representando um custo acrescido cada vez que é disponibilizada uma nova versão.
Neste âmbito, também fica garantido o cumprimento de todas as obrigações fiscais e legais. Sabemos que são objeto de muitas modificações e ganhar tranquilidade ao saber que serão sempre abrangidas, elimina muitos problemas que poderiam advir e permite-lhe concentrar-se na criação de valor para o seu negócio. E, claro, o software de gestão tem de ser certificado pela Autoridade Tributária!
Conclusão
Integrar todos os processos de negócio, automatizar tarefas, controlar e centralizar os dados para apoio à tomada de decisões, conduzem a um novo patamar de eficiência na gestão do negócio. É a isto que o seu software de gestão deve dar resposta. E dá ou está na altura de avaliar outras possibilidades? Como PRIMAVERA Premium Partner, temos o software e o nível de serviço que potenciam a agilidade, rapidez e dinamismo que o seu negócio precisa para prosperar. Contacte-nos e conte connosco como parceiro para o futuro.
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