Gestão da mudança na transformação digital: a importância do fator humano e como potenciar o sucesso

A transformação digital irrompeu pelas empresas e adaptar os processos a uma economia cada vez mais online, tirando partido das tecnologias emergentes, passou a ser um desejo partilhado por todos. E como fica a gestão da mudança?

 

Sem surpresas, qualquer alteração estrutural numa empresa implica resistências, obstáculos e desconfianças. Faz parte da natureza humana estar mais confortável com o que é habitual do que com o desconhecido.

 

Exatamente por isso, a tecnologia que suporta a transformação digital das organizações pode ser o menor dos desafios enfrentados pelo gestor ao leme de um processo deste género. Na gestão da mudança rumo à transformação digital, a grande missão são as pessoas.

 

Colocar toda a equipa no mesmo barco, pronta a remar no mesmo sentido, é essencial para garantir o sucesso de qualquer mudança e é ainda mais assim quando quase tudo está a evoluir na forma de trabalhar. Para tal, há que tornar claro o que vai mudar e com que benefícios, desmistificar medos, explicar as várias etapas e que contribuição é esperada de cada colaborador. A liderança é por isso um aspeto fundamental.

 

 

Definir uma estratégia, prioridades e comunicar. Comunicar muito

O primeiro aspeto que deve ser claro para qualquer gestor é que a transformação digital não é feita de mudanças setoriais na empresa. É o resultado de um conjunto de alterações, que podem afetar diferentes áreas, mas que para se materializarem com o devido valor têm de ser entendidas no âmbito de uma estratégia global e integrada, que envolva toda a organização. A começar pelo CEO e a terminar em cada membro da equipa.

 

Cabe ao líder coordenar a definição de uma estratégia, identificar prioridades para a sua concretização e comunicá-la. Assegurar que toda a equipa percebe o que vai mudar na empresa, para quê e com que benefícios: que impacto terá nas suas tarefas do dia-a-dia, que melhorias vai gerar no seu departamento e na própria organização?

 

A mensagem deve ser clara e a forma de disseminação deve ser orientada para que chegue nas melhores condições a toda a organização. É tão importante que o departamento de compras perceba o que ganha com o novo software de analítica, como as equipas comerciais compreenderem as vantagens de fechar negócios diretamente no smartphone.

 

Empresas com tradição no uso de tecnologia e ferramentas digitais estão potencialmente mais aptas para gerir processos de mudança, já que as equipas – pelo menos em teoria – estão sensibilizadas para o seu impacto positivo: num primeiro momento obrigam a abdicar de rotinas bem conhecidas, mas convertem-se rapidamente em ganhos de tempo e eficiência. Ainda assim, definir estratégias que permitam introduzir as mudanças necessárias de forma progressiva e orientada à evidência dos benefícios para cada área, tendem a suavizar os impactos da mudança.

 

 

No terreno, por onde começar?

Adotar ferramentas que facilitem a colaboração das equipas e a realização de tarefas diárias pode ser um bom ponto de partida para modernizar a empresa. É uma área transversal e onde os ganhos de eficiência são fáceis de demonstrar. Mas, quaisquer que sejam as áreas de intervenção identificadas como prioritárias, o importante é ter em conta que quanto mais suave for a transição melhor será aceite, pelo que a escolha de ferramentas intuitivas e fáceis de usar deve ser prioritário.

 

Experimentar e demonstrar são as formas mais eficazes de conhecer e dar a conhecer algo novo, uma máxima que pode ser aplicada a diversas áreas e que também cabe bem na gestão de um processo de mudança para a transformação digital. Se toda a equipa é levada a usar novas ferramentas de trabalho, a alterar processos e a explorar novas abordagens, o líder não pode colocar-se à parte. Terá de ser o primeiro a fazer o mesmo, a abraçar o desafio e a mostrar, pelo seu próprio exemplo, os beneficio da mudança.

 

Na mesma linha, adotar uma posição de gestor de uma comunidade, mais do que vestir a pele de líder autoritário, fomentará o sucesso da missão. As mudanças que hoje se impõem no contexto empresarial são de tal ordem profundas que o caminho mais lógico para as fazer é o da entreajuda e da cumplicidade.

 

Afinal, embora já circule pelas empresas uma geração de colaboradores que nasceu e cresceu com a internet e a tecnologia, para a maioria os desafios da transformação digital chegaram a meio da carreira e são partilhados em todas as áreas e níveis de responsabilidade de uma empresa.

 

 

Resumindo, num processo de transformação digital siga os seguintes passos para uma efetiva gestão da mudança:

 

1. Defina uma estratégia que inclua o que vai mudar (descriminando as diferenças do antes vs depois), em que altura (calendarização faseada), como (ações concretas) e com que responsáveis (materializadores/sponsors de cada iniciativa)

 

2. Faça uma lista com todos os colaboradores que vão beneficiar das alterações a implementar (pode ser um departamento, uma determinada função ou a empresa inteira)

 

3. Crie um plano de comunicação interna com as várias iniciativas de partilha da mudança com essa equipa: por exemplo três sessões presenciais (uma no início com a explicação da mudança a implementar, outra a meio do processo com informação sobre o seu andamento e outra no final com apresentação dos primeiros resultados); e um grupo numa rede social como Yammer, Facebook ou LinkedIn em que vai sendo comunicado o progresso, partilhado toda a informação útil, recolhido feedback e respondido qualquer questão

 

4. Dê toda a formação necessária à equipa para que se sinta totalmente à vontade na nova forma de trabalhar, acabe com o medo do desconhecido e entenda na prática que a mudança é para melhor e vai facilitar o seu dia a dia

 

5. Crie um endereço de email para que os envolvidos na mudança possam tirar todas as dúvidas e dar contributos

 

6. Conte com um consultor/parceiro tecnológico consciente da criticidade da gestão da mudança e disponível para participar ativamente ao longo de todo o processo

 

 

A transformação digital é potenciada pela tecnologia, mas são as pessoas que desempenham um papel fundamental. Se não abraçarem a mudança e o processo não for conduzido com sucesso, todo o investimento poderá ser em vão. Sensibilize, envolva, comunique e colabore. Só assim, no final, todos ganham.

 

E já sabe, conte connosco para os seus projetos de transformação digital e com o nosso apoio para facilitar a gestão da mudança.

 

 

Paulo Magalhaes Executive Manager InovflowPaulo Magalhães

Executive Manager

INOVFLOW

 

 

 

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