Gerir um negócio – 10 sugestões para melhorar a empresa

O segredo de qualquer negócio bem-sucedido tem por base a sua boa gestão. No entanto, nem sempre é tarefa fácil encontrar a melhor forma de delinear um caminho em direção ao sucesso. Uma boa gestão é indispensável para o crescimento saudável de uma organização e sem isso, a empresa acaba por perder o foco num mercado que cada vez é mais competitivo e exigente.

Recursos humanos para administrar, contas a pagar, conflitos a gerir e outras tantas rotinas que, mal geridas, acabam por reduzir as oportunidades de sobrevivência do seu negócio e baixar os níveis de produtividade da equipa. Planificar é crucial para manter a sustentabilidade da empresa, e mesmo com todo o cuidado podem surgir contratempos.

Tendo isto como princípio, selecionámos para si algumas sugestões de melhoria a alavancar na sua empresa e dicas de como simplificar o processo de gestão do seu negócio.

 

10 sugestões para a sua empresa atingir o sucesso

 

 1 – Planeamento e gestão estratégica

A gestão estratégica abarca o papel de linha orientadora de uma empresa e organiza os contributos das diversas áreas. Elaborar um plano estratégico é crucial para se obter uma visão mais abrangente do todo da organização. Sem um plano, como sabemos para onde nos dirigimos? Não ter um plano de negócios é como afirmarmos “estou a caminhar, mas não sei para onde vou”. Não é possível chegarmos a um tesouro, sem um mapa. Se acha que é tarde para fazer um plano, engana-se, até porque este não serve só para a fase inicial da empresa, mas sim para ser revisto continuamente. O plano de negócios é responsável por direcionar as estratégias e tomadas de decisão. Onde é que a empresa está? Qual a situação e quais os desafios que enfrenta? Se a empresa está a estagnar, o desafio deverá focar no crescimento. Se a empresa está a crescer a um rápido ritmo, o desafio passa por garantir que sustentamos esta nova realidade. Mais à frente iremos conhecer formas de facilitar este processo, quer a empresa tenha acabado de se iniciar no mercado, quer esteja a crescer a um ritmo já difícil de controlar. Em ambas as fases, poderá ser pertinente fazer consultoria, tirando partido de vantagens a curto e longo prazo.

 

 

2- Estratégia de marketing e vendas – CRM + Inbound marketing

A variedade de soluções que hoje em dia temos para criar a nossa presença online e dar a conhecer os nossos produtos e ou serviços é quase ilimitada. Com o passar do tempo, estas soluções contribuíram para que ficasse mais fácil e barato obter visibilidade. No entanto, é preciso ter cuidado para que não se deixe levar por soluções que “prometem milagres” sem saber de antemão o que é que realmente se adequa à sua empresa. Este é mais um dos motivos pelos quais considerar a consultoria pode ser a decisão mais acertada antes de prosseguir com as restantes decisões. Saber escolher, ponderar e investir com assertividade é essencial para obter retorno. Manter um website atualizado, fazer uma boa gestão das redes sociais ou investir em publicidade online são exemplos daquilo em que a sua empresa poderá apostar. A sua empresa até já poderá estar presente em todas as redes sociais, mas se os seus clientes se encontrarem apenas numa, de que vale perdermos tempo com todas? Saberá exatamente aquilo de que a sua empresa precisa? Aqui fica mais um motivo para considerar o apoio exterior (consultoria) com o intuito de obter uma visão clara da sua empresa e delinear a estratégia perfeita. O marketing é fundamental, mas sem um processo de vendas funcional, este não funcionará por si só, e hoje, é impossível imaginar um processo de vendas eficiente sem uma boa gestão de relacionamento com o cliente. Não basta produzir anúncios e esperar que os clientes batam à porta. Para conseguir atrair leads de qualidade, é preciso fazer com que o cliente sinta que o conteúdo que lhe foi apesentado foi criado a pensar nele. Um cliente atraído pelo marketing tem de ir de encontro a um processo de vendas que lhe garanta que valeu a pena, da mesma maneira que, se um cliente não consegue sequer chegar ao funil de vendas, pode significar que o marketing não está a ser eficiente. Com a vasta quantidade de conteúdos partilhados das mais diversas maneiras na internet, captar a atenção está cada vez mais difícil. É aqui que o inbound marketing faz a diferença, atraindo o cliente (ao invés de o interromper) através de conteúdo de qualidade segmentado e personalizado, acabando por ser ele mesmo a passar à ação (conversão). É crucial ter em conta se a sua empresa está a partilhar conteúdo adaptado e personalizado com as pessoas certas que têm interesse em ouvir ou a comunicar tudo para todos. O objetivo deverá passar por atrair o cliente, convertê-lo numa em lead e relacionar-se com ele até estar pronto para comprar. No entanto, se captada a atenção, o momento de contacto não corresponde à expetativa do cliente, é porque não estamos a conjugar as áreas da empresa que deveriam atuar sincronizadamente. O alinhamento entre o CRM e o inbound marketing vem aperfeiçoar este processo. Através do CRM, conhecendo o cliente e as suas necessidades, será mais fácil responder ao que este procura no momento de colocar o inbound marketing em prática. Este cruzamento de dados é crucial para focarmos no público certo de forma eficiente e otimizada.

 

 

3 – Formação – capacitar as pessoas

Desenvolver os conhecimentos e alargar as competências dos colaboradores torna-se fulcral para atingir o objetivo de crescimento, quer dos colaboradores, quer da empresa. Muitas empresas acabam por perder recursos valiosos ao dispensarem ou substituírem colaboradores que “vestem a camisola” e com as denominadas soft skills por outros que demonstrem maiores conhecimentos da área. De alguma forma, algo relevante fez com que os convidasse a entrar na sua “casa” profissional. Aproveite o que de valioso estes recursos têm, procurando formas de os instruir e formar, quer seja em formações, webinars, workshops, eventos, etc. adequados à sua função na organização e da área de atuação da empresa. Investir no conhecimento dos seus colaboradores é investir diretamente na sua empresa. A formação pode distanciar a diferença entre a atitude de um colaborador que confrontado com pedidos de esclarecimento ou reclamações face a problemas transmite desleixo, e um colaborador que, consciente do seu papel, procura forma de auxiliar o cliente.

 

 

4 – Comunicar de forma transparente

Transparência é a chave para estabelecer confiança e contribuir para a criação de relacionamentos mais sólidos, independentemente do papel que se desempenha. Quer seja dentro da empresa, numa equipa específica de trabalho ou num constante contacto com clientes, devemos ter connosco a boa comunicação. A boa comunicação vai além de saber exatamente o que dizer e faz toda a diferença se o objetivo é ganhar a lealdade. É impossível conquistar ou manter um cliente que não confie em si. Por este motivo e em todo o caso, a honestidade deve prevalecer, ainda que isso signifique um atraso num projeto ou implicar baixar as expetativas do cliente. Por vezes, com a pressa e vontade de vender imediatamente, pequenas mentiras sobre produtos e serviços podem tornar-se grandes perdas mais tarde, afetando a reputação e credibilidade da marca. Desde o conteúdo que capta a atenção do cliente, até ao acompanhamento do projeto em curso, deve haver uma relação amigável e aberta à comunicação.

 

 

5 – Melhorar o clima organizacional – motivar a equipa

Nunca antes os gestores de recursos humanos tiveram tanta noção de que o valor dos seus negócios não pode ser dissociado do valor das suas equipas. Num cenário onde cada vez mais as pessoas saltam de posto em posto porque os “empregos para a vida” deixaram de existir, também os colaboradores devem ser atraídos para a empresa e também eles devem fazer parte de uma missão levada a cabo pela empresa que os mantenham motivados, envolvidos e colaborativos. Esta aposta nos colaboradores não se fica pela formação (que falaremos mais à frente), devendo também assentar numa estratégia que envolve a criação de ambientes de trabalho diferenciadores e estimulantes, onde o objetivo fazer reforçar o sentimento de “vestir a camisola”.

 

 

6 – Ouvir os clientes

Se quando ouve o cliente dizer algumas palavras, rapidamente começa a pensar no que irá responder, é possível que não lhe esteja a dar a devida atenção. Ao pensar na resposta, acabamos por não absorver a mensagem que nos está a ser transmitida, acabando por não entender exatamente aquilo que o cliente precisa. É habitual que nos deparemos com clientes mais exigentes ou até indecisos. Neste caso, ouvir atentamente é a chave para que possamos esclarecer e influenciá-los positivamente. Ouvir o cliente não deve ser apenas antes ou durante o decorrer de um projeto, mas também ouvir a sua opinião no final e reter sugestões ou até eventuais reclamações que possam contribuir para melhorias no futuro. Se é para eles que trabalhamos, devemos ouvir aquilo que têm para nos dizer, promovendo junto dos mesmos a importância da sua opinião no nosso trabalho. Um questionário de satisfação no fecho de projeto é um exemplo de como conseguir perceber os pontos fortes e fracos da prestação de serviços. Só sabendo o que está a correr mal é que se pode corrigir e melhorar o que for preciso para ir mais além e obter nota máxima de satisfação. Também os clientes vão apreciar o seu esforço em ir de encontro às suas expetativas.

 

 

7 – Apostar no pós-venda

O pós-venda é um passo que não deve ser visto como algo para ser feito uma única vez, apenas com o intuito de terminar um ciclo. É mais do que uma etapa posterior ao fecho do projeto, compra ou aquisição de um serviço. É esta fase que, após termos conquistado um cliente, vai ajudar a garantir a seguinte venda (e a próxima, e a outra, e assim por diante), não só por parte deste cliente, mas também de todos aqueles a quem vai recomendar a sua empresa. Ajudar a resolver problemas e garantir a satisfação dos clientes tem o poder de reverter impressões negativas, contribuindo para a fidelização dos mesmos, que se reverte em vendas. Mostre interesse em captar as reais necessidades do cliente, nunca prometa o que não se pode cumprir, e evite adiar o problema. Se bem estruturado, o pós-venda constitui um segredo para o sucesso e credibilidade da empresa.

 

“Faça um cliente, não uma venda”, Katherine Barchetti

 

 

8 – Modernizar a empresa – usar a tecnologia a seu favor e melhorar a produtividade

As empresas que mais crescem são aquelas que mais apostam em inovação e modernização. Isto porque a tecnologia tem vindo a trazer-nos armas que permitem que seja cada vez mais fácil administrar e simplificar os métodos de trabalho. Não importa se a empresa é grande ou pequena, existem ferramentas tecnológicas adequadas a qualquer negócio. Delegar tarefas e acompanhar resultados tornou-se mais fácil com softwares como por exemplo o Microsoft Dynamics 365 que permite a consulta do estado dos projetos e o Microsoft Teams que não só estimula o trabalho corporativo permitindo que todos acedam e colaborem no mesmo documento, como torna possível poupar tempo e recursos com o compartilhamento de documentos digitalizados. Numa grande empresa, deslocar-se até à sala de um colega pode acarretar tempo perdido. O Skype for Business e também o Microsoft Teams facilitam esta questão colocando todos os seus colegas perto de si, sem que tenha de sair do lugar. E aqui, também os registos são importantes para resgate de informações e monitorização do que entra e sai. De facto, várias são as funcionalidades do Office 365 que beneficiam no aumento da produtividade para toda a equipa. Para todos os setores de negócio, existem soluções de gestão adaptadas e para todas as empresas existe a necessidade de conhecermos e de nos relacionarmos com os clientes. O Microsoft Dynamics 365 marca aqui um papel especial neste campo, sendo a ferramenta perfeita para fazer o acompanhamento.

Também as obrigações fiscais e legais se tornam mais fáceis de cumprir com recurso à tecnologia. Na hora de escolher uma ferramenta de gestão que o apoie neste percurso (algo que falaremos mais à frente) tenha em conta a sua conformidade com o Novo Regulamento da Proteção de Dados RGPD.

 

 

9 – Otimizar Processos

Não há nada mais importante do que ter o controlo dos dados do seu negócio. Fazer a gestão empresarial com base em práticas morosas e demoradas que deixam espaço para dúvidas deixou de ser justificável. Como saber em que investir se não conseguirmos controlar os dados de forma a que possamos analisar os resultados? O caos da desorganização não é um bom sítio para ter dados valiosos como os que pertencem ao seu negócio. Urge a necessidade de otimizar os processos para que tenhamos o controlo de tudo o que se está a passar na empresa, mas de forma simplificada. Otimizar os processos fará com que toda a equipa possa ser mais produtiva e poupar tempo, libertando esse tempo para o foco no que efetivamente traz resultados. Os processos burocráticos, a consulta de especialistas, o preenchimento de tabelas, o envio e reenvio de inúmeros documentos serão mesmo necessários ou estão antes a comprometer a eficiência do trabalho? Automatizar é a forma mais rápida de tornar os processos mais ágeis, simples e eficientes. Sistemas de gestão de projetos como o CRM e o ERP são soluções que podem ser implementadas para deixar a empresa em piloto automático, deixando-lhe tempo par as tarefas que implicam a sua total atenção.

 

 

10 – Analisar resultados

Por último, mas não menos importante, tenha em mente que a otimização deve ser um processo contínuo. E para que possa inovar e melhorar tudo o que falámos neste artigo, é importante não só ouvir o cliente, mas também a própria empresa. Ou seja, analisar os resultados obtidos para que possamos continuar a encontrar formas de melhorar. É também aqui que o software de gestão vai marcar um papel de relevância em trazer uma visão alargada de tudo o que vai acontecendo com o seu negócio.

 

 

Porquê investir num software de gestão?

Com todas as informações alojadas num só lugar, uma ferramenta de apoio à gestão aumentará a perceção de oportunidades e erros, orientando com maior segurança as decisões a serem tomadas e os caminhos a serem percorridos. Como já referimos, gerir todas informações não é uma tarefa assim tão fácil – a utilização de um software de gestão vai facilitar este processo, tornando a administração da empresa mais simples. Na procura por uma ferramenta de gestão integrada ideal para a sua empresa, é importante fazer uma escolha prudente. Com isso, toda a equipa aumenta a produtividade e a empresa cresce, contribuindo também para o aumento da qualidade dos seus serviços ou produtos.

Como escolher o melhor software de gestão para a sua empresa?

Uma boa solução integrada deve cobrir as principais áreas operacionais da empresa, promovendo uma elevada fluidez de dados entre as mesmas. O acesso a estes dados deve ser simplificado ao máximo.

Opte por um software que lhe dê margem para crescer e criar valor, impulsionando os resultados através de mecanismos de produtividade.

Uma ferramenta como o ERP PRIMAVERA Professional funciona como um motor das pequenas e médias empresas. Desenvolvido para otimizar os processos de negócio, integra os ambientes cloud e on-premises. Com este software, a informação que precisa estará à mão e o controlo de dados não será mais um problema, bem como a segurança dos mesmos.

Em todos os negócios, milhares de dados e informações são movimentados diariamente. Como vimos, é importante que não se perca o controlo destas informações. Uma ferramenta de gestão irá permitir o acesso e controlo dos dados em tempo real.

 

Confira os benefícios do software ERP PRIMAVERA Professional:

  • A informação sempre consigo
  • Mais rentabilidade, novas oportunidades de negócio
  • Segurança no cumprimento das obrigações fiscais
  • Simplicidade de utilização, facilidade de adaptação às regras do negócio
  • Operações mais rápidas, informação mais fidedigna
  • Mais eficiência
  • Máxima capacidade de controlo do negócio
  • Adaptação a qualquer área de atividade e modelo de negócio
  • Atualizações automáticas contínuas

 

Resumindo, torna-se então importante ter em conta que uma boa gestão do seu negócio será indispensável para garantir a sobrevivência da empresa no mercado e abrir caminho para que cresça de forma consistente. Aproveite as dicas e construa uma cultura de melhoria contínua na sua empresa, sem receios de abraçar a mudança. Colha os resultados daquilo em que apostou, e mais importante, saiba onde apostar. Aposte na INOVFLOW para o apoiar neste e outros desafios que a sua empresa possa enfrentar.

Como PRIMAVERA Premium Partners, disponibilizamo-nos para o apoiar na escolha do software de gestão ideal para a sua empresa!

 

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Rui Pires Project Manager InovflowRui Pires

Consulting Manager

INOVFLOW

 

 

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