O outsourcing dos serviços de tecnologias da informação (TI) é ainda visto por muitos como um risco. Mas a verdade é que se trata de uma opção estratégica que promove ganhos de eficiência que muitas empresas desconhecem.
» O que é outsourcing em TI?
O outsourcing de TI é recorrer à terceirização das operações de um determinado setor TI ficando assim a responsabilidade a cargo de um parceiro tecnológico. O outsourcing de TI é geralmente direcionado à gestão de ativos, o suporte a usuários, o “aluguer” de computadores ou a troca de equipamentos. Outros exemplos de outsourcing em TI incluem a gestão de servidores, segurança da informação, operações de um data center, manutenção e desenvolvimento de aplicações, recuperação de desastres e a gestão das operações de rede.
» Quais são os tipos de outsourcing de TI?
Hoje em dia, existem três modelos de outsourcing de TI que, se aplicados da forma adequada, são capazes de atingir bons resultados:
1 – Offshore:
Neste cenário, a empresa contrata um parceiro localizado noutro país para executar as atividades de outsourcing de TI. Porém, diferenças regionais e culturais podem trazer dificuldades para a implementação do modelo.
2 – Onshore:
No outsourcing de TI onshore, a empresa contrata um parceiro que atua no país de origem da empresa. Apesar dos custos, em geral, mais altos, este modelo tem menos barreiras culturais e linguísticas. Desta forma, a integração ocorre com mais agilidade e segurança.
3 – Nearshore:
Neste modelo, a empresa contrata os serviços de um parceiro localizado nas proximidades. Desta forma, problemas relacionados ao fuso horário e diferenças culturais deixam de existir. Ao mesmo tempo, o negócio pode sair beneficiado com uma redução de custos.
» Porquê recorrer ao outsourcing em TI?
1 – Redução dos custos operacionais:
Apenas se paga o número de profissionais necessários no determinado período. E também, por exemplo quando a tecnologia fica ultrapassada, a empresa responsável pelo outsourcing de material informático, pode substituir os equipamentos;
2 – Maior flexibilidade:
Neste modelo de contratação, o quantitativo de prestadores de uma equipa pode ser alterado a qualquer momento. O tipo de especialista que auxiliará o negócio também pode ser trocado livremente, favorecendo o posicionamento estratégico das empresas que contratam o outsourcing;
3 – Se um projeto de TI:
For executado com o objetivo de migrar para a cloud, por exemplo, as equipas outsourcing podem ser alteradas para profissionais com foco em gestão e execução de projetos. Por outro lado, caso seja necessário alterar as rotinas e mudar o foco para outro ponto da gestão de TI, como a segurança digital, a equipa será adequada num curto prazo. Desta forma, a empresa garante que a sua equipa esteja sempre alinhada às demandas do mercado e à carga de trabalho interna;
4 – Otimização de processos:
O outsourcing de TI permite que o negócio contrate apenas profissionais especializados nas diversas áreas da tecnologia, gerando assim uma grande mais-valia de qualidade para o dia a dia da empresa, aumentando o desempenho individual de cada serviço, contemplado pelo outsourcing de TI;
5 – Os processos de suporte:
Por exemplo, serão geridos por pessoas com maior capacidade de rastrear a origem das falhas. Já as atividades de manutenção serão executadas por uma equipa de profissionais capacitados para manter todos os dispositivos com o mais alto desempenho;
6 – Foco no core business do setor:
O outsourcing de TI permite a redução do tempo gasto com problemas internos. A sua equipa principal está focada nas atividades mais urgentes, enquanto as tarefas de menor importância são delegadas ao parceiro tecnológico.
» Como implementar um modelo de outsourcing na sua empresa?
Os processos típicos de outsourcing devem ser assumidos pela gestão de topo que, depois poderão entregar a sua execução a uma equipa interna. Como se trata de uma ferramenta estratégica é importante que o topo da empresa seja envolvido nas decisões.
1 – Identificação de oportunidades:
Definição clara da estratégia da organização e identificação das suas fontes de vantagem competitiva, em particular, na identificação e distinção entre os processos críticos – cujo desempenho deve ser assegurado pela própria organização – e os que não são vitais para o seus sucesso. Identificadas as competências-chave da empresa, ou seja, aquilo que sabe fazer melhor do que qualquer outra no mercado, virtualmente todas as outras atividades se constituem candidatas à subcontratação;
2 – Avaliação de oportunidades:
Compreende os seguintes passos: análise das oportunidades geradas no passo anterior, avaliação da qualidade e da relação custo versus benefício relativa ao modo como as atividades são efetuadas atualmente, descrição exaustiva do serviço pretendido e do nível de desempenho desejado, definição de padrões de desempenho e instrumentos para a sua medição, fixação clara dos objetivos prosseguidos com a subcontratação e, por fim, comparação das expectativas no cenário de outsourcing em relação às do cenário atual;
3 – Seleção do parceiro tecnológico:
Inclui a identificação dos potenciais subcontratados. Segue-se a determinação da extensão do controlo e do tipo de relacionamento com o parceiro tecnológico. Depois haverá que definir os requisitos e os critérios com base nos quais será tomada a decisão. É sempre importante tentar avaliar as necessidades gerais e constantes para que todo o parque informático da sua empresa fique protegido: Computadores/Equipamentos, Software, Servidores, Periféricos, Rede, Sistemas de Backup e Segurança, é por isto essencial, serviços que lhe permitem retirar o máximo valor da tecnologia com a mínima preocupação. Segue-se a avaliação de propostas e, obviamente, a escolha do parceiro tecnológico “vencedor”;
4 – Processo de transição:
Compreende a elaboração do respetivo plano e calendarização de atividades. Nesta fase há igualmente de definir todos os detalhes relativos ao período de transição dos processos face ao novo cenário do outsourcing e a sua integração com os restantes processos existentes na empresa;
5 – Acompanhamento e evolução do desempenho:
Aferição do nível de desempenho do parceiro de outsourcing e, caso existam desvios significativos entre a performance esperada e a real, a implementação de medidas corretivas. Nesta última fase procura-se atingir o objetivo da melhoria contínua dos processos da empresa/organização
O outsourcing de TI, entre outras coisas, permite a transferência do risco inerente às tarefas de instalação, suporte, gestão e atualização do parque informático para o parceiro tecnológico. E graças a tal, permite assim uma possível abordagem flexível e modular, consolidação de informação dos recursos de TI e consequentemente a facilitação na identificação de problemas. O controlo de custos inerente à contratação de parceiros tecnológicos (o outsourcing) permite canalizar orçamento para outros projetos.
A centralização das soluções tecnológicas num único parceiro tecnológico com uma visão macro da infraestrutura de TI vai aumentar a fiabilidade, a produtividade, a segurança, a disponibilidade da informação e a qualidade do serviço.
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Duarte Silva
IT Business Manager
INOVFLOW
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