Adotar ferramentas digitais em determinada operação do fluxo de trabalho de uma empresa pode ser um passo para a digitalização das PMEs, mas não é suficiente para que um negócio se possa assumir como digital.
O processo de digitalização requer a transformação de processos manuais e a implementação de estratégias digitais em todas as áreas e funções possíveis, de modo a que as operações se tornem mais eficientes, os processos sejam automatizados e a comunicação para dentro e fora da organização seja feita por canais online.
A transformação digital implica que as empresas sejam “digital first”, isto é, consideram a tecnologia em primeiro lugar, priorizando soluções e ferramentas digitais em toda a sua gestão e cultura empresarial.
Em Portugal, as grandes empresas ainda utilizam mais 50% de tecnologias face às PME, a utilização de um ERP para partilha de informação entre diferentes áreas funcionais é de 91,2% em grandes empresas e de apenas 50,8% para PMEs. Em relação ao uso do CRM, apenas 24,4% das PMEs utilizam esta ferramenta. – dados retirados do estudo “Avaliação do Potencial Económico da Transição Digital em Portugal” – documento final 2023, elaborado pela Deloitte.
Estes dados, refletem que embora já exista um avanço das pequenas e médias empresas (cerca de 99,9% do tecido empresarial em Portugal) no que diz respeito ao processo de digitalização, ainda há um caminho de oportunidades a percorrer, necessário para conseguirmos empresas mais preparadas para as adversidades, mais competitivas e mais aptas para acompanhar as tendências e necessidades do mercado.
Com isto, e embora a transformação digital vá muito além da digitalização e automação de processos, esse deve ser o foco para o ponto de partida, vamos ver como:
Avaliar a maturidade digital
O primeiro passo para a transformação digital está na avaliação do funcionamento atual da empresa como ponto de partida para a adoção das ferramentas tecnológicas adequadas a cada modelo de negócio. Para esta análise, é necessário avaliar com base em dados qualitativos e quantitativos que permitam compreender a organização a nível estratégico e operacional.
É fundamental criar uma visão sistémica e integrada de todos os departamentos. Este nível de integração é um dos principais fatores que demonstram a agilidade e o nível de maturidade digital das organizações. Assim, seguem-se as principais etapas para iniciar um processo de transformação digital:
1. Avaliar a situação atual, funcionamento dos processos, tecnologia existente, infraestrutura de IT, nível de maturidade digital e lacunas que precisam de ser solucionadas;
2. Identificar objetivos e necessidades, definir quais as principais metas a alcançar com a transformação digital;
3. Envolver todos os stakeholders do negócio, colaboradores, gestores e parceiros no processo como recursos fundamentais para conseguir insights valiosos sobre as reais necessidades de cada área;
4. Priorizar Áreas-Chave, identificar as áreas da empresa que mais com a digitalização e que devem ser o foco da estratégia;
5. Recolher dados relevantes como métricas de desempenho atuais, dados de mercado e feedback de clientes;
6. Analisar a concorrência e tendências do mercado como fonte de insights úteis para a digitalização e a melhoria da competitividade;
7. Avaliar a cibersegurança e a conformidade regulatória com o seu setor, é fundamental garantir a proteção da sua organização no universo online;
8. Definir um orçamento para a transformação digital viável para o cumprimento dos objetivos anteriormente determinados;
9. Identificar Recursos internos e perceber se existe equipa com as competências necessárias para assegurar o processo de digitalização, caso contrário é importante contar com um parceiro tecnológico para garantir a eficiência da transformação digital.
Planear e implementar uma estratégia digital
Já identificados os recursos próprios e escolhido o parceiro tecnológico responsável pela gestão do processo de digitalização e com base na avaliação feita, o próximo passo é o desenvolvimento de um plano de ação das etapas necessárias, com a identificação clara das metas, um cronograma de ações e um plano de orçamento detalhado.
Escolha das ferramentas tecnológicas:
A seleção das tecnologias e ferramentas apropriadas para responder às necessidades da sua empresa é essencial para o sucesso da estratégia definida. Aqui, falamos da escolha de um software de gestão adequado, soluções web, CRM, ferramentas de análise de dados, etc. Esta seleção deve ser feita com o apoio de um parceiro tecnológico que acompanhe todo o processo desde o planeamento, à implementação e ao suporte necessário em todas as fases, garantindo a manutenção e atualizações necessárias das soluções.
Implementação Gradual:
Comece a implementar as mudanças gradualmente, priorizando as áreas-chave da empresa. Isto permite ajustes à medida que o processo avança e minimiza o impacto nas operações diárias.
Automação de Processos:
Automatize tarefas e processos onde for possível, gestão de stocks, processamento de encomendas, faturação, gestão de recursos humanos etc.
Integração de Sistemas:
Certifique-se de que as diferentes ferramentas e sistemas estão integrados para evitar a duplicação de dados e melhorar a eficiência operacional de todo o negócio.
Cibersegurança:
Priorize a segurança da informação, implementando medidas de cibersegurança e adotando soluções preparadas para reconhecer e detetar ameaças em tempo real de forma a proteger os dados da sua empresa e dos seus clientes.
Presença Online:
Desenvolva um website atrativo que represente a sua marca no universo digital e que assegure uma presença sólida e competitiva face à concorrência. As compras online são uma tendência que tem vindo a crescer de forma significativa nos últimos 3 anos e tornou-se fundamental que os negócios acompanhem as necessidades dos consumidores.
Recolha e Análise de Dados:
Utilize ferramentas de análise de dados para entender o comportamento do cliente e tomar decisões estratégicas mais informadas e com base em informações reais, detalhadas e valiosas.
A implementação da digitalização em PMEs é um processo contínuo que requer planeamento, comprometimento e adaptação constante, com a abordagem certa, as PMEs podem melhorar significativamente a eficiência das suas operações e aumentar os níveis de produtividade com um crescimento sustentável.
Medir resultados
Medir os resultados da digitalização ao longo do tempo é fundamental para garantir que os esforços estão alinhados com os objetivos do negócio. Conheça algumas métricas-chave que as PMEs podem considerar para avaliar o sucesso da sua estratégia de transformação digital:
- Retorno sobre o Investimento (ROI)
- Aumento na Eficiência Operacional
- Melhoria na Experiência do Cliente
- Taxa de Conversão
- Redução de Erros e tarefas repetitivas
- Utilização de Recursos
- Tempo de Resposta ao Cliente
- Taxa de Adoção Interna
- Redução de Custos de Manutenção e Suporte
- Tempo Médio de Resolução de Problemas
- Segurança de Dados e Conformidade
- Aumento na Inovação
- Taxa de Retorno de Clientes
Estas métricas fornecem uma visão abrangente do impacto da digitalização nas operações e no desempenho das PMEs, no entanto, devem ser personalizadas com base nos objetivos específicos de cada empresa, no seu volume de negócio e setor de atividade.
Na Inovflow, disponibilizamos e desenvolvemos soluções que otimizam, automatizam e melhoram os processos das empresas, adaptadas às necessidades de hoje e aptas a evoluir ao ritmo das mudanças diárias do mercado. Acompanhamos o seu processo de digitalização através de um serviço de consultoria e suporte por equipas profissionais e especializadas.
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