A versão simplificada: O que é um CMMS?

Um CMMS monitoriza tudo o que se passa em tempo real e é a sigla de “Computerized Maintenance Management System” ou Sistema de Gestão da Manutenção Computadorizado.

O CMMS visa tornar a gestão de manutenção em linha com a transformação digital e é utilizado para auxiliar na melhoria da manutenção dos mais diversos negócios. Manter, classificar, resumir e exibir dados, o que significa gerar relatórios sobre todas as variáveis necessárias à boa gestão da manutenção nas empresas e, particularmente, sobre o material, os seus custos e as suas quantidades.


Como funciona um CMMS?

Na teoria, são 5 pilares a ter em conta:

1 | Criar um pedido de manutenção;

2 | Seguir o pedido em tempo real;

3 | Processar o pedido;

4 | Resolver a avaria;

5 | Arquivar os dados.


Os dados que são recolhidos e arquivados permitem posteriormente avaliar uma série de indicadores e criar métricas. Além da gestão de manutenção é também incluída toda a gestão de ativos, de riscos e de stocks. Sendo que as métricas criadas são imprescindíveis na criação de um planeamento da manutenção preventiva e corretiva.


Porquê usar um CMMS para gestão de ativos?

A evolução das tecnologias ligadas à Indústria 4.0 está a desencadear rápidas mudanças sociais e económicas. As empresas estão também a recolher mais dados do que nunca por isso, priorizar a análise de dados e adotar uma mentalidade orientada para os mesmos e para a globalização dos mesmos, será essencial para o sucesso.

Para muitas empresas, por estarem a crescer rapidamente e por terem uma grande quantidade de equipamentos, ter um CMMS significa melhorar a gestão de ativos. Não só porque permite diminuir os custos com a manutenção, mas também para que o grau de satisfação dos clientes seja maior. O CMMS surge como o melhor aliado para alcançar estes objetivos.


Os benefícios de um CMMS

A capacidade de analisar todas as situações em tempo real – tanto no micro contexto de cada avaria, como no macro contexto da empresa – é uma das principais características da indústria 4.0.


1 | Apoiar as decisões em dados confiáveis e mensuráveis

Os dados recolhidos pelo CMMS podem gerar relatórios sobre as diversas tarefas de manutenção. Pode calcular facilmente o downtime, o tempo médio entre avarias ou o tempo médio para reparar, entre outras métricas essenciais para perceber o que está a falhar e o que pode melhorar.


2 | Poupança a longo-prazo

Ao monitorizar tudo em tempo-real e ter relatórios sobre todas as métricas consegue tomar melhores decisões e medidas de otimização que resultam em poupança, maximização de lucro e de ROI: redução dos custos com manutenção, poupança em mão de obra, redução do desperdício de stocks e aumento da produtividade.


3 | Armazenamento em cloud: acessível a partir de qualquer localização

Os softwares de manutenção atuais têm informação que fica disponível a qualquer momento, para qualquer utilizador com autorização. A maioria dos softwares-as-a-service (SaaS), a informação não fica guardada num serviço interno – mas sim numa cloud. Tendo a opção do software estar disponível em cloud e on-premises, assegura o acesso permanente à informação em qualquer lugar.

4 | Facilita a comunicação e o trabalho colaborativo

A criação desses processos permite que seja mais fácil reportar uma avaria e resolvê-la. No fundo, facilita a comunicação entre diferentes membros da equipa e promove um trabalho mais colaborativo.

Isto é uma das principais vantagens de adotar um CMMS em empresas com muitos funcionários e uma grande quantidade de ativos físicos. Já para não falar no óbvio: quanto mais depressa resolver um problema, maior será a satisfação dos seus clientes.


5 | Negócio estruturado e com histórico – Possibilidade de integração com ERP

O CMMS não guarda apenas a informação atual. É possível criar uma base de dados de stocks, de pedidos de manutenção anteriores e dos relatórios de cada período. Os automatismos desta solução permitem-lhe aumentar a operacionalidade e o tempo de vida útil dos ativos, acelerando o retorno do investimento efetuado. Ou seja, há rastreabilidade dos dados. Isto permite fazer auditorias facilmente e avaliar a evolução da empresa.

A possibilidade de integração entre o software de manutenção e o software de gestão (ERP) tornou-se na conjugação perfeita entre a organização da informação e eficácia nos processos. Este tipo de integração não só mantém o negócio organizado, como permite ao gestor um controlo mais eficaz de todas as ações comerciais pois deixa assim de perder tempo com informação duplicada.


6 | Impulsiona o crescimento da empresa

De forma a impulsionar o crescimento do negócio, esta é uma possibilidade que precisa de estar cada vez mais presente nas pequenas e médias empresas e é uma enorme mais valia haver a possibilidade de integrar o software a um ERP.

As empresas em pleno crescimento investem em softwares de manutenção. À medida que a empresa cresce, começa a ser impossível controlar todas as tarefas e avarias de maneira ‘tradicional’.

Ninguém tem uma memória ilimitada. Felizmente, pode programar o software de manutenção para receber notificações e lembretes como “fazer a inspeção periódica dos elevadores” ou “trocar o extintor que se está a aproximar do fim do prazo de validade”.

7 | Planear a manutenção preventiva e resolver a manutenção corretiva

Os equipamentos elétricos encontram-se no coração de todos negócios modernos, alimentando as máquinas e sistemas responsáveis por processos chaves. Equipamentos vitais, tais como disjuntores ou transformadores, também são responsáveis pela segurança e proteção de pessoal e equipamento. Quando estes falham inesperadamente, os riscos de situações perigosas crescem.

Implementando uma estratégia efetiva de manutenção para a sua instalação de distribuição elétrica é, portanto, crucial. Mas existem escolhas a serem feitas. As atitudes em relação à manutenção do equipamento evoluíram junto com a indústria. A abordagem mais simples, chamada de manutenção corretiva, envolvem o reparo do equipamento apenas quando o mesmo falha e deixa de funcionar. Tais intervenções geralmente resultam num prolongado tempo de paragem e consequentemente custos altos.

Conforme a indústria tem amadurecido, a ideia de “prevenção é melhor que a cura” tem vindo a introduzir a manutenção preventiva, realizando avaliações regulares do equipamento para reduzir a probabilidade de falhas. Essa abordagem, combinada com diagnósticos regulares, otimiza o desempenho do seu negócio, e mantem os equipamentos confiáveis, produtivos e seguros a um custo regulado.


Como escolher um CMMS?

1 | Definição de objetivos

Garanta todas as funcionalidades que necessita para o dia-a-dia da sua empresa. Que expetativas é que o CMMS deve cumprir? Nem todos os softwares de manutenção dispõem dos mesmos módulos, por isso definir objetivos é uma boa maneira de filtrar todas as ofertas do mercado.


2 | Simplicidade de utilização e adaptado à sua realidade

É crucial que haja sempre uma fase de transição/adaptação ao novo software, no entanto, se o mesmo for simples de usar, a fase de transição torna-se muito mais ágil, ajudando assim a garantir o retorno dos ativos e a resposta às necessidades.


3 | Avaliação preço/qualidade do software de manutenção

Quanto vai poupar em gestão de manutenção? Como é que vai conseguir otimizar a sua operação? Estas e mais perguntas podem ser respondidas por um parceiro tecnológico com vários anos de experiência e que facilmente lhe dará todo o feedback necessário. Para saber se a sua equipa se vai adaptar bem ou se o software cumpre inteiramente o briefing, peça uma demonstração grátis!


Rentabilize ao máximo o investimento efetuado nas instalações, equipamentos e ativos da sua empresa. O Valuekeep é uma solução de gestão da manutenção que simplifica o planeamento, agiliza a execução e aumenta o controlo das ações realizadas quer pelas equipas internas, quer pelos técnicos subcontratados. O Valuekeep funciona autonomamente ou integrado com o ERP Primavera, esta integração é uma forma de otimizar ainda mais os processos ligados à manutenção e acelerar os procedimentos administrativos.


INOVFLOW como Valuekeep Business Partner e  PRIMAVERA Premium Partner, através de uma equipa de profissionais altamente qualificada e diversificada, com um know-how de mercado e vários anos de experiência em soluções software, para auxiliar em  melhorias de processos e implementação de várias soluções tecnológicas, com o principal foco na redução de custos e aumento de rentabilidade para os mais diversos setores de atividade dos nossos clientes. Fale connosco para que possamos ir de encontro aos seus desafios!


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CMMS

Paulo Gonçalves

Project Manager
INOVFLOW

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