O passo a passo na desmaterialização de processos

A desmaterialização de processos como fator de transformação digital nas empresas

Muito se fala em transformação digital nas empresas, o processo estratégico que envolve a integração de tecnologia em todas as áreas de uma organização, mas, aplicar a transformação digital numa organização implica um conjunto de ações concretas e planeadas.

Na prática, a digitalização tem como objetivo melhorar a eficiência, a agilidade e a inovação por meio da aplicação de tecnologias em serviços, produtos e processos. Aqui, inclui-se a automação de tarefas, a análise de dados e principalmente, a desmaterialização de processos.

Compreender a importância da desmaterialização de processos requer uma consciência do impacto da tecnologia no dia-a-dia das pessoas como solução rápida e eficiente para necessidades diárias, tanto a nível pessoal como profissional.

Ainda assim, há em Portugal alguma relutância por parte das empresas e da população em geral, no que diz respeito à desmaterialização de documentos e processos, não só pelo vínculo ainda existente com a documentação em formato físico como pelo receio da mudança, sendo necessário e fundamental desconstruir este conceito e explorar de que forma pode ser uma mais-valia para as empresas se manterem atuais e competitivas.

O que muda e quais as vantagens da desmaterialização de processos?

Desmaterializar processos passa pela transformação de documentos e fluxos de trabalho em formato físico para formato digital e com processos automatizados.Esta abordagem implica a eliminação da circulação de papel e em sua substituição a existência de um sistema de gestão eletrónico: um software.

Partilhamos consigo algumas das principais mudanças que ocorrem com a adoção da desmaterialização de processos na sua empresa:

Eficiência e produtividade: Com a desmaterialização, os documentos físicos são convertidos em formatos digitais, facilitando o acesso, a procura e a partilha de informações. Os processos manuais podem ser substituídos por fluxos de trabalho automatizados, eliminando tarefas repetitivas. Isso resulta numa maior eficiência operacional, poupando cerca de 75% do tempo despendido e numa maior produtividade geral.

Redução de custos: A eliminação de documentos físicos, armazenamento em papel e outras tarefas manuais reduz significativamente os custos operacionais: papel, impressão, armazenamento físico e logística de documentos, contribuindo para um crescimento substancial da empresa a longo prazo.

Acesso remoto e colaboração: Com os processos digitalizados, os colaboradores podem ter acesso a informações importantes a partir de qualquer lugar com conexão à internet. Isso possibilita o trabalho remoto e a colaboração mais ágil entre equipas distribuídas geograficamente, melhorando a flexibilidade e a agilidade nos negócios.

Segurança e conformidade: A desmaterialização permite que as empresas implementem medidas de segurança mais robustas para proteger dados sensíveis, controlando, por exemplo, os acessos a documentos confidenciais. Além disso, a gestão digital de documentos facilita o cumprimento de requisitos de conformidade e regulamentações. Há também um maior risco de business continuity quando a documento existe apenas em formato físico, cerca de 70% desse risco advém pela possibilidade de perda de papel.

Análise de dados: Com processos digitalizados, é possível recolher e analisar dados de maneira mais eficiente. A empresa pode utilizar ferramentas de análise para obter insights valiosos a partir das informações geradas nos processos desmaterializados, ajudando na tomada de decisões estratégicas.

Sustentabilidade ambiental: A sustentabilidade nas empresas continua a ser uma tendência nas empresas em todo o mundo devido à crescente procura por empresas com boas práticas empresarias, mais responsáveis e éticas. A desmaterialização reduz o significativamente uso de papel, o que impacta positivamente o meio ambiente.

Experiência do cliente: A adoção de processos digitalizados melhora a experiência do cliente ao agilizar procedimentos, reduzir o tempo de espera e aumentar a eficiência dos serviços prestados.

Em resumo, a desmaterialização de processos nas empresas traz mudanças significativas para o funcionamento interno e para a dinâmica de negócios, resultando numa maior eficiência, redução de custos, segurança de dados e melhoria da experiência do cliente, proporcionando uma base sólida para o crescimento e sucesso das organizações no cenário competitivo atual.

O passo a passo para a desmaterialização de processos

Da teoria à prática, é necessário perceber quais os passos a seguir durante este processo de transformação digital:

1. Avaliação e planeamento

• Identifique os processos que vão ser desmaterializados, avalie quais os que envolvem uma grande quantidade de documentos em papel e quais trariam os maiores benefícios com a digitalização.

• Entenda como os processos são executados atualmente, identificando pontos de ineficiência e necessidades que podem ser resolvidas com a desmaterialização.

• Elabore um cronograma de ações para a implementação do plano definido

2. Definição de objetivos

• Defina metas e objetivos claros para a desmaterialização, como: redução do uso de papel, melhoria da eficiência, redução de custos, aumento da produtividade em X departamentos, otimizar a análise de dados etc…

3. Escolha de ferramentas e tecnologias

• Selecione as ferramentas e tecnologias adequadas para a desmaterialização dos processos. Isto pode incluir sistemas de gestão de documentos (DMS), plataformas de gestão de fluxo de trabalho e gestão de projetos, softwares de gestão, softwares de armazenamento em cloud, portal de colaboradores, soluções de análise e report, etc.  

4. Preparação e digitalização de documentos

• Adquira o equipamento necessário, como scanners de alta qualidade, para digitalizar os documentos físicos.

• Classifique e organize os documentos antes da digitalização. Certifique-se que estão limpos, sem danos e bem organizados para facilitar o processo de digitalização.

• Digitalize os documentos e atribua metadados a cada arquivo para facilitar a sua pesquisa e posterior recuperação

5. Armazenamento e gestão de documentos

• Armazene os documentos digitais num sistema seguro e acessível, como um sistema de gestão de documentos (DMS) ou um servidor em cloud.

• Garanta que o acesso aos documentos seja controlado e restrito apenas a usuários autorizados.

6. Integração de processos digitais

• Integre os processos digitais nos seus fluxos de trabalho existentes e certifique-se de que os colaboradores estão familiarizados com os novos processos digitais.

• Identifique e elimine possíveis falhas e obstáculos à adoção da desmaterialização. Certifique-se de que todos os envolvidos compreendem os benefícios da mudança.

7. Segurança e Backup

• Garanta a segurança dos documentos digitais. Implemente medidas de cibersegurança, como criptografia, para proteger os dados contra acesso não autorizado.

• Realize backups regulares dos documentos digitais para evitar a perda de dados em caso de falha do sistema.

8. Formação e Acompanhamento

• Forneça formações adequado aos colaboradores para que eles saibam como ter acesso, utilizar e contribuir para os processos desmaterializados.

• Incentive a adoção dos novos processos digitais em todas as equipas e departamentos, destacando os benefícios e as melhorias que eles trazem para o trabalho diário

• Acompanhe o processo para garantir que os fluxos de trabalho estão a correr dentro do previsto e que os colaboradores estão a tirar o melhor partido das novas ferramentas tecnológicas.

9. Monitorização e Melhoria contínua

• Monitorize regularmente o progresso da desmaterialização e avalie se as metas estabelecidas estão a ser cumpridas.

• Identifique possíveis melhorias no processo de desmaterialização e faça ajustes conforme necessário para otimizar a eficiência e eficácia do sistema.

Aplicados estes passos, a sua empresa está preparada para acompanhar as tendências do mundo digital e adaptar a desmaterialização de processos às suas diferentes áreas.

No entanto, é importante ter em conta que a transformação digital não se trata apenas da conversão de documentos e processos físicos em formatos digitais, mas envolve também uma mudança cultural na organização de forma a promover o uso eficiente e seguro das tecnologias de informação.

Assim, afirmamos que a desmaterialização de processos é fundamental para a digitalização das empresas, mantendo o foco em soluções digitais como oportunidades para cada desafio e fazendo com que as suas pessoas adotem uma visão digital First thinking, capacitadas de conhecimento e capazes de produzir mais e melhor.

Na Inovflow, enquanto parceiros 360º nas áreas de tecnologia, acompanhamos a sua empresa na transformação digital com as melhores soluções para cada etapa do processo. Vamos falar?