Garantir o sucesso e atingir os objetivos previamente traçados é o que define uma eficaz gestão de projetos. Se optarmos por uma visão minimalista e objetiva do tema, podemos dizer que gerir um qualquer projeto é trabalhar num conjunto de atividades com o intuito de entregar o valor esperado, no prazo e orçamento esperados, através da mobilização de recursos técnicos e humanos. Mas, de acordo com a realidade dos factos, consegui-lo não é assim tão simples: segundo o Chaos Report do Standish Group, apenas 29% dos projetos tecnológicos terminam de forma bem-sucedida (considerando tempo, orçamento e resultado).
Uma eficiente gestão de projetos é a única forma de alterar este número alarmante. Tudo começa pelo princípio, ou seja, estabelecer com clareza onde se quer chegar com o projeto (âmbito e objetivos), qual o investimento necessário (recursos materiais e humanos), quais os timings a ter em conta (não apenas da entrega final, mas ao longo de todo o seu ciclo), o que é necessário fazer em cada fase, como, por quem e em que suportes.
A Metodologia de Implementação do nosso parceiro PRIMAVERA (denominada MIP) representa um excelente exemplo e guia de boas práticas a seguir. Por utilizarmos com sucesso no dia-a-dia, é sobre ela que nos focamos neste artigo.
Constituída por um conjunto de etapas, fases e atividades perfeitamente delineadas, a MIP tem o objetivo último de entregar o que efetivamente foi pedido, no tempo e no orçamento estipulados, transformando efetivamente as necessidades de um cliente numa solução adaptada ao seu negócio. Parece fácil e o básico que qualquer projeto deve garantir, mas como vimos nas estatísticas partilhadas em cima (e de certo já experienciou algo semelhante), não é assim tão linear e exige rigor ao longo de todo o processo.
Para fomentar a adoção e dar linhas claras do que deve ser feito para potenciar o sucesso, a Metodologia de Implementação PRIMAVERA é suportada numa plataforma intuitiva que tem como grandes objetivos:
- Servir como guia prático para a Metodologia de Implementação PRIMAVERA
- Agilizar a comunicação entre as várias entidades e pessoas envolvidas no projeto
- Harmonizar o processo de implementação
- Ser um repositório central de informação
- Garantir a excelência do projeto
Vamos então detalhar as boas práticas e “to-dos” em cada fase do projeto para garantir que nada falha, do principio ao fim:
#1 – Fase de Planeamento
Esta fase é uma das mais importantes e visa preparar o início do projeto, enquadrando as diversas equipas de trabalho e fornecendo informação relativa ao cronograma, intervenientes e responsabilidades. As boas práticas estabelecem que é necessário:
- Estabelecer o âmbito do projeto e as condições, incluindo uma visão operacional, critérios de aceitação e o que deve ou não estar na solução a implementar.
- Discriminar os processos de negócio críticos do sistema e os principais cenários de negócio.
- Apresentar uma opção de arquitetura para alguns cenários.
- Estimar o custo geral e a projeção para todo o projeto.
- Identificar potenciais riscos.
- Efetuar todo o planeamento necessário e preparar o ambiente de trabalho para a equipa do projeto.
#2 – Fase de Análise
Considerada do ponto de vista de execução como o início efetivo dos trabalhos, a fase de análise visa modelar e desenhar conceptualmente a solução a implementar, tendo por base um levantamento criterioso dos processos de negócio e procedimentos operacionais da empresa. O resultado final é um conjunto de documentos que espelham requisitos, processos funcionais, Use Cases e a visão da solução devidamente adequada à realidade da empresa. As boas práticas estabelecem que é necessário:
- Assegurar que os requisitos e os planos estejam maduros e estáveis.
- Tratar todos os riscos significativos do ponto de vista da criticidade do projeto.
- Produzir demonstrações para os interessados e utilizadores finais.
- Definir o ambiente de produção.
#3 – Fase da Realização
Esta fase representa a concretização do Plano de Implementação gerado na fase anterior. Entre as principais atividades que representam as boas práticas a garantir, destacam-se:
- Instalação e parametrização da solução, desenvolvimentos/customizações adicionais e integração com outros sistemas existentes.
- Testes – o processo de Testes e controlo de qualidade do projeto assume uma importância muito relevante no decorrer da etapa de execução, uma vez que representa o momento em que as parametrizações, configurações e desenvolvimentos específicos são submetidos a validação. Em conjunto com utilizadores-chave, são realizadas simulações de cenários reais de utilização da solução.
- Apresentação de Protótipo – terminadas as atividades de testes, validação da solução e desenvolvimentos específicos, deve ser agendada uma reunião com os utilizadores-chave para efetuar uma validação do protótipo.
#4 – Preparação Final
Nesta fase são descritas as atividades necessárias para que a solução implementada seja disponibilizada aos utilizadores finais e se assegure o seu arranque. As boas práticas indicam que se deve:
- Definir e preparar o ambiente de produção.
- Converter bases de dados operacionais.
- Dar formação aos utilizadores finais.
#5 – Fase de Arranque e Acompanhamento
A última fase comporta a migração de dados, o go-live da solução e o acompanhamento aos utilizadores, e cessa com a reunião de fecho e passagem ao suporte. De acordo com as boas práticas, os objetivos principais são:
- Arranque na forma paralela, big bang ou incremental relativa a um sistema legado que está a ser substituído.
- Atividades de correção de erros e/ou melhoria no desempenho e usabilidade.
- Avaliação da habilidade dos utilizadores finais na utilização da solução.
- Obtenção do consentimento dos interessados de que a solução em produtivo está finalizada.
- Assinatura do contrato de suporte.
Como operacionalizar tudo isto – A importância do gestor de projeto
O projeto inicia-se com a nomeação de um Gestor do Projeto logo na fase de planeamento, que deverá ser enquadrado no âmbito e objetivos do projeto, e a quem cabe a responsabilidade de organizar a preparação do projeto e o dimensionamento dos recursos que serão necessários para a sua execução. A monitorização e controlo acompanha todas as fases da execução e é operacionalizada através da elaboração periódica de um documento de Ponto de Situação, onde consta a informação respeitante ao decurso dos trabalhos e às atividades seguintes. Iniciada a exploração em ambiente produtivo, e decorrido o período de acompanhamento dos utilizadores, deverá ser assegurada a transferência da solução para a empresa ou para a equipa de suporte, assim como elaborado o Relatório de Fecho de Projeto (a apresentar na Reunião de Fecho). Compete também ao Gestor de Projeto realizar o Inquérito de Satisfação do Cliente para que seja possível avaliar a forma como correu e tirar aprendizagens para uma abordagem de melhoria contínua.
O parceiro certo
Enquanto Premium Partner da PRIMAVERA, a INOVFLOW tem implementado com sucesso a metodologia MIP em todos os seus projetos. Nesse sentido, conta com uma equipa de gestores de projeto que acompanha todo o seu ciclo de vida e define os recursos (técnicos, humanos, materiais) e relações necessárias, garantindo implementações on-budget e on-time com a qualidade esperada. Conte connosco para a implementação do seu próximo projeto e sinta a diferença de uma empresa com foco nos resultados.
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Rui Pires
Consulting Manager
INOVFLOW
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